合同章盖到对方位置(公司印章管理中必须要知道的23个法律问题)
公章管理篇
01
公司印章分哪几种分别有什么用途
答公司印章主要分为五种
一公章用于公司对外事务处理工商税务银行等外部事务处理需要加盖
二财务专用章用于公司票据的出具支票等在出具时需要加盖通常称为银行大印鉴
三合同专用章顾名思义通常在公司签订合同时需要加盖
四法定代表人章用于特定的用途公司出具票据时也要加盖此印章通常称为银行小印鉴
五发票专用章在公司开具发票时需要加盖
在上述五种印章中公章财务专用章合同章需要在工商登记部门备案
02
刻制公司印章需要什么程序和手续
答通常来说企业需要拿着税务登记证副本营业执照副本法人身份证公章先到公安局登记备案公安局开出证明后到指定的地点刻章一般需携带以上材料的原件及复印件
03
刻制公司印章有什么特别的要求
答国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定对公司印章的管理提出了具体的要求
一圆形
二直径不得大于厘米中央刊五角星五角星外刊单位名称自左而右环行
三所刊名称应为法定名称如名称字数过多不易刻制可以采用规范化简称
四印章所刊汉字应当使用国务院公布的简化字字体为宋体
五其他专用印章包括经济合同章财务专用章等在名称式样上应与单位正式印章有所区别经本单位领导批准后可以刻制
六应到当地公安机关指定的刻章单位刻制
04
印章被盗抢或丢失了怎么办
答如果企业印章被盗抢则因该印章的使用而发生的纠纷企业不承担责任
首先因为公章在公安机关有备案所以丢失后第一步应该由法人代表带身份证原件及复印件工商营业执照副本原件及复印件到丢失地点所属派出所报案领取报案证明
接着要让公众知晓丢失的公章已经作废所以公章丢失后的第二个步骤就是持报案证明原件及复印件工商营业执照副本原件及复印件在市级以上每日公开发行的报纸上做登报声明声明公章作废报纸会在第二天刊登在哪个报纸刊登声明可询问当地工商局各地规定不同需要提醒大家注意的是大部分报社都会要求公司全体股东到场签署同意登报声明才许可予以登报这也为许多公司的公章遗失补办设置了一定障碍
第三个步骤应该持以下文件到公安局治安科办理新刻印章备案营业执照副本复印件法定代表人身份证复印件2份企业出具的刻章证明法人委托授权书所有股东身份证复印件各一份股东证或者工商局打印的股东名册派出所报案回执及登报声明的复印件
第四个步骤办理好新刻印章登记后就可以在公安局治安科的指导下新刻印章了新刻的印章需要与之前丢失的印章有所不同
最后一步就是持以上材料到印章店刻一个新的印章
05
大股东把持公章使公司的运营陷入僵局其他股东能否重刻公章
答公司股东与股东之间或董事长与总经理之间等因公司内部管理纠纷引发的印章争夺战公安机关一般不会办理印章丢失的备案即比较难以获得印章的重新刻制即使重新刻制公司还是会面临两枚印章具有同等法律效力的局面
06
能否只用公章不用其他印章
答不能法律对某些情况下该用何种印章有强制性规定如中华人民共和国发票管理办法明确发票只能加盖发票专用章
07
不同的印章是否有法律效力大小的区别
答没有严格意义上法律效力大小高低的区别只要是符合法律规定的盖章要求并且意思表示真实印章均为有效但是由于印章的使用范围大小不同导致人们以为印章有效力大小之分
公章在所有印章中具有最广的使用范围是法人权利的象征在现行的立法和司法实践中审查是否盖有法人公章成为判断民事活动是否成立和生效的重要标准除法律有特殊规定外如发票的盖章均可以公章代表法人意志对外签订合同及其他法律文件具有极高的法律效力凡是以公司名义发出的信函公文合同介绍信证明或其他公司材料均可使用公章
08
公章可以代替合同专用章吗
答可以
在合同协议的签订中公章和合同专用章具有同等法律效力最高人民法院关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定第四条将公章与合同专用章并列使用也足以说明公章与合同专用章在合同签订方面的效力是一样的
09
公章可以代替法定代表人章吗
答视具体情况而定如委托授权书上应有法定代表人签字或盖章此时仅有公章是不行的
10
什么是电子印章
答自电子签名法实施后电子印章签名具有了合法地位所谓电子印章签名并不是实体印章的图像化而是数据电文中以电子形式所含所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据通俗点说电子印章签名就是一个能够识别出具体盖章人签名人的电子数据密钥
11
什么情况下可以使用电子印章什么情况下不行
答除了法律法规规定不适用电子文书的情况都可以约定使用电子印章
电子印章不适用于以下情形
一涉及婚姻收养继承等人身关系的二涉及土地房屋等不动产权益转让的三涉及停止供水供热供气供电等公用事业服务的四法律行政法规规定的不适用电子文书的其他情形
12
合同上没有加盖合法有效的公章但有法定代表人签字合同是否有效
答有效除非约定合同生效需签字并盖章
合同法第三十二条规定当事人采用合同书形式订立合同的自双方当事人签字或者盖章时合同成立因为法定代表人以公司名义从事民事活动时代表公司因此仅有法定代表人签字也能使合同成立生效
同理虽然没有加盖公章但如果在合同上签字的人得到了公司相应的授权那么合同也是有效的
民法典法条链接第四百九十条当事人采用合同书形式订立合同的自当事人均签名盖章或者按指印时合同成立在签名盖章或者按指印之前当事人一方已经履行主要义务对方接受时该合同成立
13
合同所盖印章并非合同专用章而是采购专用章项目部专用章等合同是否有效
答除非有证据证明相反事实否则一般认定为有效
合同上加盖的印章虽然并非合同专用章不符合签订合同的一般原则和规定但这是该公司自身管理方面存在的漏洞如该公司不能提交相应的证据证明合同所涉印章与公司无关或为他人私盖即应认定公司承认合同的效力
另一方面公司法第三十七条规定采用合同书形式订立合同在签字或者盖章之前当事人一方已经履行主要义务对方接受的该合同成立因此如果对方已按合同履行主要义务而该公司接受的则合同无须签字盖章也已经成立生效
民法典法条链接第四百九十条法律行政法规规定或者当事人约定合同应当采用书面形式订立当事人未采用书面形式但是一方已经履行主要义务对方接受时该合同成立
14
公章外借他人使用他人私下签订的担保合同是否有效
答有效公司作为独立的企业法人公司印章是其对外进行活动的有形代表和法律凭证公司负责人或其他管理人员经过公司授权后只是印章暂时的持有者和保管者其行使公司印章所产生的权利义务应由公司承担责任而不应由持有者或保管者承担责任公司自愿将印章外借他人使用应视为公司授权他人使用公司印章该印章所产生的权利义务关系应由该公司承担因此公章外借他人使用并私下签订的担保合同有效公司需要承担担保责任
15
公司章程可以约定印章的使用规则吗违反章程使用印章签订的合同是否有效
答公司章程可以约定印章的使用规则但由于章程仅对内有约束力如果相对人是善意的即使印章的使用违反章程合同也有效但是违反章程使用公章损害公司利益的人需要对公司承担赔偿责任
16
合同上加盖分公司的印章是否有效
答分公司虽然没有独立法人地位但分公司也领取营业执照能够成为民事诉讼的被告因此在合同上加盖分公司的印章一般也认定合同有效相关的民事责任由总公司承担
17
公司经营过程中在印章方面会遇到哪些风险
答公司在印章方面常见的风险主要有以下几种
一他人使用假冒的印章
二他人使用扫描打印出来的印章
三对方使用的是没有备案没有资质的内设部门章
四使用有数码符号的印章
由于上述风险高发公司企业应该提高警惕在交易时做好审查工作例如可以通过要求对方提供公司的刻章许可或者委托律师调查对方的印章备案情况来检查印章的真伪性仔细审查是否有油印等公章正常使用时所具有的印迹拒绝对方不符合规范地使用印章等
18
公司更改名称后已使用新印章盖有原印章的合同是否仍有效力
答有效企业名称的变更并不影响变更后的公司承担原公司的债务盖有原企业名称印章的文件对变更后的公司依然具有法律效力因此对原企业名称印章应当妥善保管可以明确保管人必要时可以对该印章进行销毁并登记备案以降低法律风险
19
如何识别印章的真假
答一看字体根据前述规定印章必须要用宋体字如果对方加盖的印章并非宋体字应该就是假冒的印章了
二看颜色由于质材和力度的原因真正加盖的公章的颜色往往不均匀而电脑制作的印章则颜色一致而且也更加鲜明
三看形状包括字的形状和周围圆圈的形状首先无论是圆形还是椭圆形的印章虽然字都不是横平竖直的但是每个字单独看都是规规矩矩的长方形不可能扭曲或者上面胖下面瘦看起来呈梯形其次看印章周围圆圈的形状这个圆圈是有一定宽度的并且仔细看边缘包括印章上字的边缘不可能非常平滑经常有一些小缺口小棱角或者小空白这也是由于沾油墨和盖印的过程中油墨的密度和盖印的力度不一致造成的电脑直接制作的印章就没有这些问题完美得只能用假来形容了
四看角度虽然绝大多数人盖章的时候都希望把章盖得很正但是总会出现一点点偏差特别是圆形的印章更不好把握但是电脑制作印章时默认情况下肯定100是正的
五看位置看看公章是盖在协议的空白处还是盖在文字上一般而言真印章都盖在公司名称上而制作粗劣的假印章都喜欢盖在空白处因为假印章是电脑做的如果盖在文字上就会挡住后面的文字但是制作水平高一些的假印章为了看起来更真也会盖在文字上这个时候你需要仔细看一下印章上的字和纸上印刷的字重合的地方如果是真印章即使重合了后面的文字还是可以透过油墨显示出来而电脑制作的假印章就会完全挡住下面的文字
20
企业在印章管理方面主要存在的问题有哪些
答一印章刻制的业务流程不清晰没有审批程序只要业务需要领导或部门就可随便刻制印章刻制后没有下发正式启用文件没有明确印章使用范围和使用时间
二印章刻制不在公安部门指定的单位进行不在公安机关备案随便找一家单位刻制公章刻完就用为以后发生印章使用风险埋下了隐患
三个别企业没有印章管理方面的规章制度使用印章未经过严格审批印章管理人员对使用印章材料不严格审查更有甚者在空白介绍信或空白纸张上用印印章保管者让印章离开自已的视线或因自己没时间让他人代为盖章在没有监管人的情况下允许他人携带印章外出
四个别企业没有统一的印章使用台账采用一页纸请示的方式请示完成后领导审批用印的签批单由经理办公室保存时间长了很容易丢失无法追溯个别单位虽有统一的用印台账但对领导在材料上签字直接上报的文件没有登记用印事项和用印人以后涉及此类文件的问题同样无法追溯形成法律风险
五个别企业印章保管制度不健全未设专人保管印章丢失或被盗后不及时报告不及时报案也不主动在报纸上发布公告声明作废从而留下了潜在的用印风险
六个别企业为追求收益允许不具备资质的企业挂靠经营施工个别情况下甚至允许挂靠单位使用公司印章一旦挂靠单位出现问题企业就要承担相应责任
七个别企业不重视管理项目部印章意识不到项目部印章对企业的重要性项目部印章管理不规范没有限定项目部印章的使用范围和使用审批程序没有设立项目部印章使用台账形成了项目部印章管理的空白给企业带来较大的法律风险
八个别企业印章被仿冒后未采取正确的应对措施放任风险发生给企业带来了不可挽回的损失
九个别企业在下属单位部门项目部被撤销和关闭后没有及时收回和销毁这些单位的印章造成印章的流失形成了潜在的法律风险
21
公司印章的保管方面需要采取什么样的措施
答首先是建立日常保管制度
一公司印章采取分级保管的制度各类印章由各岗位专人依职权需要领取并保管
二印章必须由专门保管人妥善保管不得擅自委托他人保管并在其岗位职责中予以明确
三公章应妥善保管注意安全防止损毁遗失和被盗
其次是明确保管人责任
一印章保管人必须妥善保管印章不得遗失如遗失必须及时向公司办公室报告
二必须严格依照公司印章使用规定使用印章未经规定的程序不得擅自使用
三在使用中保管人对文件和印章使用单签署情况予以审核同意的用印否决的退回
四检查印章使用是否与所盖章的文件内容相符如不符则不予盖章
五在印章使用中违反规定给公司造成损失的由公司对违规违纪者予以处分造成严重损失或情节严重的移送有关机关处理
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专人管理公章方面需要注意什么
答专人管理即由公司安排专属的部门或者专职人员管理公章的使用加印以及登记该类事项可以制定相应的公司内部制度加以完善目前小型企业的公章一般由法定代表人掌控如果法定代表人本身是公司股东则一般较为稳妥虽然法定代表人身为股东本身不等同于公司但是从风险防控上由于公司利益与股东利益原则上的一致性所以公章对外加印法定代表人会比较慎重公章由专人管理便于公章使用不当时公司内部责任的追查同时专管公章的人建议仅限于行政职能部门或者行政人员避免公章管理人员与具有对外负责销售或者采购的人员身份同一因为后者对外从事商务活动容易使权利的行使不透明难以监控其用章的正当性或合理性
23
公司印章的使用管理方面需要采取什么措施
答一企业要建立岗位法律风险防控体系印章管理岗位人员要签订法律风险岗位承诺书明确印章管理岗位的法律风险防控职责同时要加强对印章管理岗位人员法律风险防范的教育使其认识到印章对企业管理的重要意义不断提高印章管理的技能和法律风险防范意识
二企业要制定印章管理规定指定印章归口管理部门明确企业各部门印章管理职责明晰印章刻制使用的业务流程做到有规可依有章可循
三企业新注册设立的单位在领取营业执照后应直接到行政服务中心公安机关刻制印章并备案企业临时刻制印章包括项目部印章必须由印章管理部门统一提出经过法律部门专业部门审查报公司主要领导审批经批准后由印章管理部门统一在公安机关指定的单位刻制并备案印章管理部门在印章交付使用前应下发印章启用文件未经启用的印章不能使用
四企业应当建立统一的印章使用台账制定印章使用申请表申请使用印章的单位必须按印章管理规定履行审批程序经过有权部门和企业领导批准经企业领导批准后印章使用单位应填写统一的用印登记表企业文书人员对用印文件要认真审查审核与申请用印内容用印次数是否一致然后才能在相关文件上用印用印时必须由印章保管人员亲自用印不能让他人代为用印同时不能让印章离开印章保管人员的视线
五印章保管人员必须加强对印章的保管未经企业主要领导批准不允许将印章携带外出特殊情况下需携带外出时必须指定监印人随同印章遗失必须在第一时间向公安机关报案并取得报案证明同时在当地或项目所在地报纸上刊登遗失声明
六禁止在空白介绍信空白纸张空白单据等空白文件上盖公章如遇特殊情况必须经总经理同意而且公章使用人应在公章使用登记表上写明文件份数在文件内容实施后应再次进行核准登记公章使用人因故不再使用预先盖章的空白文件资料时应将文件资料退回行政部或办公室办理登记手续在使用预先盖章的空白文件资料过程中公章使用人应承担相应的工作责任
七企业必须定期检查印章使用情况企业印章管理部门应按照印章管理规定组织法律监察等部门对所属单位印章使用情况进行检查发现问题及时采取相应措施
八企业应加强对项目部印章部门印章的使用管理限定其用途和使用审批程序严格按公司行政公章的使用程序要求各级印章保管和使用单位项目部印章和部门印章要严格限定使用范围不能用于对外签订合同不能在对外承诺证明等材料上使用必要时要将使用权限通知业主原材料供应商等利益相关方项目部和企业的部门要指定印章用印和保管人建立使用台账绝不允许分包方使用项目部印章
九企业所属部门发生变更或被撤销后印章统一管理部门必须收缴部门印章及用印记录所属分公司注销后在工商注销手续完成后必须收缴分公司包括行政印章合同专用章财务专用章负责人名章等在内的全部印章及用印记录项目部关闭后项目部印章及用印记录必须全部上缴企业印章管理部门企业印章管理部门会同法律部门将收缴的印章统一销毁用印记录由印章管理部门按档案管理规定存档
十企业在遇到仿冒本单位或项目部印章的情况时企业印章管理部门要及时将有关情况通报法律管理部门由法律管理部门按法律规定解决基本做法如下首先及时向公安机关报案追究仿冒人的法律责任其次在相关报纸上发布澄清声明及时知会潜在客户再次及时通知仿冒合同的相对人陈述相关事实解除相关合同如果相对人不予配合要及时向当地法院申请通过法律途径认定合同无效解除相关合同
大状君说
找大状帮助企业整理合约规范把控合约风险减少合约纠纷企业基本合同管理起草审核修订建议企业常见单据的采购单送货单对账单等审查修订租赁借款承揽运输等其他合同的管理
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